Dynamic Facilitation – Moderieren ohne zu moderieren!
Moderierte Meetings sind normalerweise sorgfältig strukturiert. Der Moderator bereitet sich und das Meeting vor und überlegt sich einzelne Schritte. Der erste kann die Problemdefinition sein, der zweite die Ursachenanalyse, der dritte die Generierung von Lösungsalternativen. Möglicherweise gibt es einen Schritt, in dem alternative Lösungen bewertet werden, und auf Basis dieser Bewertung wird dann eine Entscheidung getroffen. Und natürlich wird Schritt 2 erst begonnen, wenn Schritt 1 beendet ist, und so fort. Fast jeder von uns hat das schon mal so erlebt.
Interessanterweise ist es genau diese Struktur, die in Meetings echte Kreativität und unerwartete Durchbrüche verhindert. Denn der menschliche Geist funktioniert nicht so, wie die Ablauflogik solcher Meetings es gerne hätte. Stattdessen ist er spontan, hat Impulse, denen er folgen möchte, und ist frustriert, wenn es das nicht kann. Frustriert ist er in strukturierten Meetings oft, denn die Impulse, die zu Schritt 4 passen würden, kommen, wenn gerade Schritt 1 dran ist, und umgekehrt. Unser Denken ist nicht-linear und chaotisch, und unsere Kreativität wird eingeengt, wenn wir einer Struktur folgen sollen. Es ist ganz natürlich, dass wir dann, wenn wir über ein Problem sprechen, auch gleich zur Lösung springen. Umgekehrt kann es uns passieren, dass uns irgendwann im Prozess klar wird, dass das Problem ein Umfassenderes oder sonst wie anderes ist, als wir zu Beginn dachten. Wir brauchen daher ein Meeting Format, in dem die Teilnehmer wirklich in jedem Moment ihrer Energie folgen können. Für Großgruppen erlaubt dies die Methode Open Space Technology sehr gut. Für Kleingruppen stellt Dynamic Facilitation die alternative und hervorragende Bedingungen zur Verfügung.
Im Zentrum dieser Methode steht ein Prozess, der Choice-Creating / Wahlmöglichkeiten-schaffen genannt wird. Dabei handelt es sich um mehr als traditionelles Brainstorming, denn die Beteiligten werden nicht als rationale Ideengeneratoren, sondern als ganzheitliche, menschliche Wesen betrachtet. Der Dynamic Facilitation-Moderator führt während des gesamten Prozesses vier Listen.
Eine Liste ist mit Problemen überschrieben. Auf dieser Liste sammelt er alle Aussagen, die das Problem beschreiben. Oft sind es Fragen. Die Probleme können generell oder spezifisch sein und gerne auch unlösbar. Immer wenn ein neues Problem genannt wird, wird es aufgeschrieben, und kein vorheriges wird gestrichen.
Eine zweite Liste ist mit Lösungen betitelt. Hier werden alle Lösungen aufgeschrieben, die genannt werden, gleich zu welchem Problem sie passen. Da kommen dann rasch Dutzende von Lösungen zusammen, und das ist alles andere als ein ordentlicher Prozess. Im Gegenteil, die Lösungssammlung erscheint wie ein chaotisches Mix.
Auf einer dritten Liste kommen alle Concerns, was man hier mit Bedenken oder Befürchtungen übersetzen könnte. Immer, wenn jemand etwas gegen eine Lösung sagt oder der Moderator eine emotionale Ladung spürt, fragt er: Was ist ihre Befürchtung? Und die wird dann auf diese Liste geschrieben. Der emotionale Anteil wird damit sichtbar aufgenommen, anerkannt und auch von dem sachlichen separiert.
Auf einer vierten Liste, die Informationen betitelt wird, kommen alle anderen Informationen, gleich ob Beobachtungen oder harte Daten, ob wahr oder falsch.
Praktisch alles, was die Teilnehmer sagen, wird vom Moderator auf eine dieser vier Listen aufgeschrieben. Ein Effekt dabei ist, das die Teilnehmer, sallopp (und auch etwas ungenau) gesprochen, weniger miteinander reden als mit der Wand vor ihnen. Aus Erfahrung wissen wir, dass das Miteinander-reden oft ein Gegeneinander-reden ist. Während der eine spricht, sortiert der anderen schon seine Gegenargumente. Argument folgt auf Argument und gelernt wird voneinander wenig bis nichts. Wenn Dynamic Facilitation eingesetzt wird, beziehen sich die Beteiligten mehr auf den Kosmos an Informationen, der sich da gerade vor ihnen auf den vier Listen entfaltet. Sie tragen etwas zu diesem Kosmos bei, statt dass sie dem Vorschlag des Kollegen etwas entgegensetzen.
Die zahlreichen Aufzeichnungen auf den vier Listen werden übrigens im Laufe des Prozesses nie mehr einzeln angesehen. Der ganze Prozess ist ein Prozess der Reinigung. Die Beteiligten reinigen sich von Gedanken und Gefühlen, die sie dann auf den Listen finden. Dadurch erst entsteht in Ihnen und in der Gruppe ein offener Raum für etwas Neues. Die Lösungen werden später auch nicht den Befürchtungen gegenübergestellt und entsprechend bewertet. Es kommt einfach ein Punkt, an dem die Lösung offensichtlich wird. Es ist ein AHA-Erlebnis. Und dann wissen alle: Das ist es. Es braucht dann keine formelle Entscheidung mehr. Was sollte noch entschieden werden, wenn die Wahrheit so offenkundig im Raum steht. An dieser Stelle besteht die wichtigste Aufgabe des Moderators darin, den Teilnehmern zu helfen, dass sie sich über die Lösung so richtig freuen. Eine angenehme Aufgabe. Oder nicht?
Wann und wofür ist Dynamic Facilitation einsetzbar?
Immer dann, wenn es eine Thematik gibt, für die die Beteiligten wirklich Energie haben. Da kann es sich um Fragen der gemeinsamen Zukunft (Vision, Strategie) handeln, um Probleme, die als unlösbar gelten, um Konflikte, um Themen mit einer versteckten Dimension oder um andere Situationen, die einer kreativen Problemlösung bedürfen. Auch für gewöhnliche, wöchentliche Geschäftsleitungs- oder Abteilungsmeetings ist Dynamic Facilitation einsetzbar. Und vor allem dann, wenn Vertrauen und Gemeinschaft wachsen sollen und wenn es die Zustimmung von allen braucht.